Tips de Evaluación Intermedia de proyectos

Antes que nada, quisiera pedir disculpas a quienes esperaban este post desde hace rato y no lo veían por ningún lado... lo que pasa es que dejé de escribir en mi blog desde hace meses,  pues asumí un puesto directivo en una institución pública ecuatoriana y mis tareas y compromisos no me dejaron casi nada de tiempo libre y energías para retomar este interesantísimo emprendimiento.

Sin embargo, debo decir en mi favor que siempre me mantuve pendiente de si todavía llamaban la atención los temas (tips) que había desarrollado sobre Proyectos Sociales, y mi alegría ha ido en aumento al constatar que los lectores de mi blog, originarios de diferentes países, han ido creciendo, e inclusive he tenido un visitante de Nigeria, lo cual resultó una verdadera sorpresa hoy día.

En todo caso, y de vuelta ya a mi situación de consultor freelance retomo ahora los temas de evaluación de proyectos sociales, con algunos Tips de evaluación intermedia de proyectos sociales:

• Algunos planificadores denominan "Evaluación durante" (término que no es de mi agrado), a la Evaluación Intermedia o Evaluación de Proceso de proyectos, y es sin duda un proceso super necesario que nos permitirá evidenciar cómo está marchando el proyecto y si es necesario realizar ajustes en su diseño original.

• En todo caso, lo más esencial a tener en cuenta en una evaluación intermedia de proyectos sociales es lo siguiente:
• Su objetivo mayor o general tiene que ver con la necesidad de conocer  cómo se está ejecutando el proyecto, su nivel de avance, y si es necesario efectuar correctivos o redireccionarlo para lograr los objetivos planteados en el tiempo previsto.
• Una evaluación intermedia tiene como objetivos específicos principales: - definir la pertinencia del proyecto en relación a la problemática social que intenta resolver, - verificar la adecuada formulación de los objetivos y su estrategia de ejecución, - evaluar los niveles de apropiación y participación de los beneficiarios en el proyecto, - revisar el nivel de cumplimiento de actividades planificadas, y - recoger recomendaciones para fortalecer el proceso de ejecución y/o de correctivos a implementar (de ser necesario). 
• Es necesario disponer de la información secundaria de base imprescindible en cualquier tipo de evaluación, al inicio del proceso. Es decir: el documento-proyecto que guía la ejecución total del proceso, plan operativo que orienta la ejecución en el tiempo de las actividades programadas, informes de ejecución del proceso hasta el momento de la evaluación intermedia.  

• Al respecto, hay que decir que la metodología que debe utilizarse debe ser participativa, posibilitando que todos los actores involucrados en la ejecución del proyecto participen activamente en su evaluación. 
• En los inicios, Identificar a los principales actores en la ejecución del proyecto y lograr su participación activa en el proceso de evaluación, especialmente a través de información, criterios evaluativos, sugerencias para fortalecer el proyecto.

Tips de Evaluación Ex-Ante

 Indígenas Shuar del Ecuador formulando un proyecto sociocultural (Foto: G. Campoverde) 

Uno de los retos más interesantes en consultoría social es, sin duda, realizar la evaluación ex-ante de un proyecto antes de iniciar su ejecución.

En el caso de los proyectos sociales, la evaluación ex ante se refiere a la valoración de un programa o proyecto cuyo objetivo principal es solucionar o mitigar problemas o necesidades que aquejan a una comunidad de personas antes de que éste se ejecute; por eso la evaluación ex ante precede a la asignación de los recursos que permitirán posteriormente su implementación.

La valoración o evaluación ex ante puede basarse en variados tipos de análisis. Entre los más conocidos son el análisis costo-beneficio, costo-impacto, costo -eficiencia y el análisis del diseño basado en la pertinencia y coherencia lógica, entre otros aspectos.

En mi caso, y dado que la mayoría de los programas y proyectos sociales que he evaluado no están orientados a generar renta, en el sentido de empresa o negocio, expondré algunos tips que tienen que ver más bien con el diseño del proyecto, su pertinencia y factibilidad de ejecución.

Así, entre los aspectos más importantes a considerar antes de iniciar el proceso evaluativo en su fase de trabajo de campo, se puede citar:

• Recopilar y analizar toda la información posible respecto de la organización o institución que propone ejecutar el proyecto; es decir, evaluar su currículum institucional (proyectos realizados antes, equipo técnico, auspicios recibidos, etc.).
• Investigar las condiciones de vida de la comunidad beneficiaria del proyecto y sus necesidades o problemática en relación a la temática del proyecto.
• Investigar sobre la organización popular que representará a la comunidad beneficiaria y su experiencia en la participación en procesos similares. Esta información es muy importante, ya que no es lo mismo trabajar con organizaciones populares con experiencia en la ejecución de proyectos que sin experiencia en este asunto…
• Leer detenidamente la propuesta (documento proyecto) e ir realizando anotaciones claves que no conviene olvidar.
  Ya durante el proceso valorativo de la propuesta propiamente dicha, es necesario:
• Observar si el documento proyecto incluye todos los ítems requeridos por la entidad auspiciante, sea esta una agencia de cooperación internacional, una institución estatal, etc.
• Identificar si los objetivos formulados responden a la problemática presentada; es decir, su coherencia lógica. Si la problemática no ha sido bien definida y/o los objetivos planteados no tienen correspondencia con su solución será imposible que el proyecto haya sido bien diseñado.
• Especialmente importante resulta el análisis del Marco Lógico, y en éste mi experiencia me dice que la formulación de indicadores de resultado, medios de verificación, y supuestos son los componentes que mayor dificultad causan a personas sin suficiente experiencia en planificación.
• La estrategia de ejecución planteada es fundamental para el éxito de un proyecto. Conocer, además, los niveles concretos de participación en el proceso de la organización y la comunidad nos permitirá tener insumos para establecer su posible factibilidad.
• Qué tipo de herramientas de monitoreo y evaluación se propone realizar nos ayudará a saber si el proyecto podrá ser redireccionado eficazmente de ser necesario, y si podrá hacerse una valoración objetiva de su proceso de implementación.
• Averiguar si la propuesta fue diseñada con la participación de los beneficiarios o su organización representativa es clave para conocer si la comunidad conoce y se identifica con los objetivos propuestos, y su potencial involucramiento en el proceso proyecto. 

Próxima entrega: Tips de Evaluación Intermedia de Proyectos

Tipos de Evaluación Participativa

Cuando de evaluar un proyecto social o socio-ambiental se trata hay tres momentos importantes en que el proceso evaluatorio es pertinente: a) antes de iniciar el proyecto, b) cuando ya el proyecto está en plena ejecución, y c) cuando el proyecto ha concluido.

a) Antes que el proyecto inicie: una evaluación muy importante que da cuenta, entre otros temas de su pertinencia, acogida entre la población, potencial sostenibilidad social, económica y ambiental, es la denominada Evaluación Ex –Ante.

La evaluación ex –ante de un proyecto es, en esencia, un estudio de factibilidad que nos posibilita el determinar técnicamente si el proyecto que se quiere emprender cumple con los requisitos básicos que lo convertirían en una alternativa social viable a una problemática o necesidad social importante identificada participativamente por los potenciales beneficiarios.

b) A medio camino: se la realiza, generalmente, cuando el proyecto va por la mitad de tiempo de su ejecución programada para identificar su nivel de avance en relación a la programación, los resultados parciales alcanzados, grado de participación e involucramiento de los beneficiarios, etc. lo cual posibilitará identificar ajustes necesarios para fortalecer el proyecto o redireccionarlo.

La Evaluación de Medio Término o “Evaluación Durante”, como la denominan algunos, es en la práctica una evaluación de proceso muy necesaria, ya que se realiza cuando todavía tenemos tiempo de realizar cambios, fortalecer procesos e inclusive, si el proyecto “ya no tiene remedio” -por problemas insolubles- detener su ejecución…

c) Al final del proyecto: este tipo de evaluación es conocida también como Evaluación Ex –post y tiene como objetivo definir, principalmente, el nivel de pertinencia de un proyecto, su eficacia, eficiencia, impacto, objetivos alcanzados, grado de cumplimiento de actividades programadas, logros y limitaciones, lecciones aprendidas, y recomendaciones para futuros procesos. Constituye un requisito imprescindible para el financiamiento de un proyecto por parte de las agencias de cooperación internacional y tiene que ser incluida en el documento proyecto.

Vale recordar que, sea cual fuere el tipo de evaluación participativa que se implemente durante el desarrollo de un proyecto social o socio-ambiental o al final de su proceso, ésta siempre buscará recoger las visiones de todos quienes participan o participaron en su implementación, con la finalidad de obtener apreciaciones y percepciones de todos los actores, ya que se parte de la convicción que quienes se involucran en el proyecto son los que mejor lo conocen y pueden aportar criterios con autoridad, lo que posibilitará una valoración más objetiva, realista y democrática del proceso.

Próxima entrega: Tips de Evaluación Ex -Ante

Principales actores de una evaluación participativa

- La luna desde mi ventana a las 6 pm. (Foto: H.Medina) -

¿Qué tiene que ver una foto de la Luna tomada por mí, a las 18:00h, con una cámara digital Canon Powershot SX1 IS, zoom 20x, en Quito-Ecuador, con un proceso de evaluación de proyectos sociales?. Aparentemente nada… verdad?

Sin embargo, lo que quiero señalar ahora es que ésta foto, tomada para evaluar qué tan veraces eran las características que la compañía Canon presentaba de este modelo de cámara digital en su página web, es sólo un ejemplo de lo que hacemos todos en nuestra vida cotidiana, prácticamente todos los días. Evaluamos, valoramos, sopesamos… si la decisión que vamos a tomar respecto de una compra, un viaje, un servicio a contratar, un empleo a abandonar o un empleo a postular, etc. es la correcta o no, por su conveniencia para nuestro estilo de vida, por sus ventajas y desventajas, por sus potencialidades, en fin…

Eso en definitiva es una evaluación, una valoración. Y una valoración que nos induce a tomar una decisión determinada: comprar o no comprar ese producto, elegir otro, sostenerse en el actual trabajo o postular al otro, viajar de vacaciones a tal lugar y no al otro. Esta decisión, basada en el análisis de algunos elementos consciente o inconscientemente intenta ser objetiva, realista, práctica.

En el caso de la evaluación de un proyecto social o socio-ambiental, ésta también constituye una valoración con respecto a su pertinencia social, económica y/o cultural, su eficacia y eficiencia, impacto, niveles de consecución de objetivos, lecciones aprendidas, y recomendaciones para futuros proyectos, entre sus principales temas.

La evaluación participativa de un proyecto social o socio-ambiental tiene por objeto recoger las visiones de todos quienes participaron, de una u otra manera, en su implementación, con la finalidad de obtener apreciaciones y percepciones de todos los actores, partiendo de la concepción que quienes están involucrados en su proceso son los que mejor lo conocen y pueden aportar criterios con autoridad, lo que posibilitará una valoración más objetiva, realista y democrática del proceso.

En esta dirección, incluye la participación activa de los actores sociales que han intervenido en la formulación, ejecución y seguimiento del proceso, es decir durante todo el ciclo de vida del proyecto, a nivel de provisión de información, criterios técnicos, percepciones sociales respecto de éste, valoraciones, sugerencias para fortalecerlo (cuando se trata de una evaluación de proceso o evaluación intermedia) o para aplicarse en una siguiente fase de ejecución.

Los principales actores de una evaluación participativa proyectos sociales o socio-ambientales, y que tienen roles diferenciados en el proceso, son: la institución u organización que formuló el proyecto (generalmente la que lo ejecuta), institución u organización patrocinadora (la que lo financia), equipo técnico ejecutor del proyecto, organización social (campesina, urbana, indígena, etc.) contraparte de la institución u organización ejecutora, y los beneficiarios directos del proyecto.

A continuación, los roles que pueden desempeñar estos actores sociales en la evaluación participativa de un proyecto:

·      Institución patrocinadora del proyecto: generalmente no interviene directamente, pero puede haber financiado la evaluación. A ésta institución u organización remitirá el informe final aprobado la organización ejecutora.

·      Institución u organización ejecutora del proyecto: provee información documental (información secundaria) entre la que se cuenta: documento proyecto, informes de seguimiento, informes de evaluación intermedia (cuando los hay), información de contacto para trabajo de campo. Si es la contratante, puede proveer de movilización en campo.

·      Equipo ejecutor: provee información técnica relevante sobre el proceso de ejecución del proyecto, sirve de conexión con la organización social contraparte del proyecto y beneficiarios. Es importante su visión respecto del proyecto, pues sus integrantes han estado involucrados directamente en su implementación.

·      Organización contraparte: provee información clave sobre el contexto en el que se implementa el proyecto y sus participantes; constituye el nexo más directo con los beneficiarios. Su involucramiento en la evaluación es indispensable, a través de dirigentes con credibilidad.

·      Beneficiarios directos: la percepción y valoración de los beneficiarios sobre el proyecto, en cuanto a su pertinencia, objetivos, logros y limitaciones, participación social, lecciones aprendidas, y sugerencias, son importantísimas para conocer lo que el proyecto representa para la población objetivo.

Próxima entrega: Tipos de Evaluación de Proyectos Sociales

Tips para Evaluación de Proyectos Sociales (I)

 

Uno de los campos más interesantes y demandados en consultoría social freelance es el de evaluación de proyectos. Y, la verdad sea dicha, creo que sobre este tema he realizado la mayor parte o al menos un 50% de mis consultorías en Ecuador.

La primera vez que en una ONG me pidieron que realizara la evaluación de un proyecto estaba un tanto preocupado pues, francamente, no tenía una idea muy concreta de la metodología y herramientas de investigación-evaluación a utilizar. Así que, el primer paso acertado que di fue revisar un texto sobre evaluación de proyectos sociales, editado por alguna agencia de cooperación para el desarrollo internacional, que me dio “luces” sobre lo que significaba, para que servía este proceso, y alguna referencia (listado) de herramientas que a las que se podía recurrir, para hacer de la evaluación algo técnico y objetivo.

Algo que siempre recuerdo del texto mencionado es que señalaba algunos pretextos que esgrimen algunas organizaciones que ejecutan proyectos sociales para que no su implementación no sea evaluada. Algunos se dicen, o decían abiertamente, sobre todo en los años setenta, y otros sólo se mencionaban “dentro de casa”… 

He aquí algunos de ellos:

•    No tenemos tiempo y estamos muy ocupados como para realizar una evaluación.
•    Nosotros mismo podemos hacerlo, y no hace falta una evaluación externa.
•    Un consultor externo no conoce nuestra organización y nuestro proceso, y mal puede evaluarnos.
•    Es un proceso que demanda recursos económicos que no disponemos.
•    Ya lo hemos hecho periódicamente a nivel institucional y no hace falta invertir tiempo y dinero en evaluaciones externas.

La verdad que subyace en la mayoría de estas afirmaciones es el temor a ser evaluados, en gran medida porque la concepción tradicional de la evaluación es que es algo similar a una auditoria que puede arrojar resultados negativos en perjuicio de la institución u organización. Está claro que no hay nada más lejano a la realidad, porque el proceso evaluatorio no es una auditoria para descubrir ineficiencias o malos manejos económicos que podrían ser sancionados.

Y bueno, felizmente este prejuicio se ha ido disipando progresivamente a partir de que el seguimiento y la evaluación constituyen un componente obligado de la planificación y gestión de un proyecto, exigido por los auspiciantes nacionales e internacionales.

La evaluación constituye, en términos generales, un proceso participativo conducente a identificar la pertinencia, eficiencia y eficacia de un proyecto en relación a sus objetivos, resultados y actividades programados, en el afán de fortalecerlo o realizar ajustes (si es una evaluación intermedia) o de hacer un balance de su ejecución y definir lecciones aprendidas que pueden ser valiosas para la implementación de futuros procesos.

Próxima entrega: Tips para evaluación participativa de proyectos sociales (II).

Equipo básico para Consultoría freelance

Se dice muchas veces que el "hábito no hace al monje" o que "al mal escribano las barbas le estorban", refiriéndose en nuestro caso a que no es muy importante el equipo de trabajo  que uno dispone para desarrollar un buen trabajo de consultoría si se es buen consultor.

En mi criterio esta es una verdad parcial, pues si bien es cierto que un buen equipo tecnológico -dígase computador, software de procesamiento de textos, hoja de cálculo, y presentaciones; cámara fotográfica; grabadora, etc.- no garantiza un buen producto, sin embargo facilita mucho las labores de gabinete -entre las que se cuentan: redacción de propuestas, sistematización de información y redacción de informes-, y también  ayuda mucho en el trabajo de campo, que incluye, entre otras actividades: recorridos de observación,entrevistas a informantes calificados, y registros fotográficos.

Al mismo tiempo, y esto es importante, un equipo de calidad dura mucho más que cualquier otro, se mantiene vigente durante más tiempo, y no se  daña fácilmente, lo cual no te hace perder el tiempo y te permite ahorrar en reparaciones, aunque cueste un poco más. No hay proverbio más sabio, para este asunto, que el que dice "lo barato sale caro"…

Durante mis años de trabajo como consultor freelance siempre he sido exigente, y creo que hasta un poco vanidoso con relación al equipo de trabajo, aunque no siempre mis recursos económicos me han permitido comprar lo que deseaba. Por ejemplo, a nivel de computadores, siempre me gustó trabajar con Macintosh, pues a pesar de su costo -hace algún tiempo bastante más caro que las PC originales y los clones- se justifica su adquisición por su facilidad de manejo, sus interesantes prestaciones y el hecho de que prácticamente nunca tienes problemas de virus.

Respecto del equipo básico para consultoría freelance, yo recomiendo:

• Computador: un buen notebook, de al menos 250 Gb de disco duro, 4Gb de memoria RAM y procesador Intel Core Duo o superior.

• Software: es una necesidad impuesta por el mercado el uso de Microsoft Office,Una alternativa es OpenOffice, software de descarga gratuita, que  incluye procesador de  textos, hoja de cálculo, presentaciones, base de datos. También es importante, para editar fotografías, Adobe Photoshop. Una alternativa en software open source es PhotoFiltre, el cual se puede descargar gratuitamente

• Impresora: si puedes comprar una impresora multifunción (que incluye funciones de impresión, copias, scaner y/o  fax), tanto mejor. Si no, al menos una buena impresora láser; aunque son más caras que las que imprimen a tinta, a la larga te ahorran dinero y tiempo pues el toner dura mucho y no tienes que andar comprando cartuchos a cada rato.

• Cámara fotográfica digital: con una cámara fotográfica de 8 megapixeles y zoom óptico de 5X es suficiente.

• Grabadora: una buena marca de grabadoras digitales es Olympus; graban con buena nitidez y tienen prestaciones y un tamaño muy adecuado, hasta para llevar en el bolsillo.

 Para trabajo de campo, y pensando sobre todo en comunidades campesinas, indígenas y afrodescendientes ubicadas lejos de los centros urbanos (por ejemplo en selva o montaña húmeda tropical), es básico equiparse con: sleeping bag y su correspondiente aislante de humedad, mosquitero (toldo), navaja, sombrero o gorra, chompa rompevientos, repelente de insectos, bloqueador solar. Alguna gente acostumbra llevar pastillas purificadoras de agua, lo cual nunca está demás. 

Consultoría freelance: ventajas y bemoles

- Una vista del nevado-volcán Cotopaxi en Ecuador (Foto: H. Medina) -

Resulta innegable que la tentación de trabajar en forma independiente, sin jefes o “patrones sin hacienda”, como yo denomino a algunos capataces de oficina que he conocido durante mi vida laboral, es muy grande y creo que no escapa a la mayoría de profesionales que trabaja en relación de dependencia.

Ah! la libertad! Ah! qué felicidad experimentaré el momento en que yo pueda trabajar y vivir sin jefes a quien dar cuentas de todo o casi todo!, libre de horarios atosigantes, de registrar entradas y salidas!. Ah! el día en que, como dice la canción, pueda vivir “sin horario y sin fecha en el calendario”… 

Ese “sueño” se me cumplió hace mucho tiempo, luego de 11 años de trabajar en una institución del Estado en la cual recibía un sueldo muy bajo, que me alcanzaba –juntándolo con el de mi esposa- para vivir sin mayores pretensiones. Estaba cansado de la rutina oficinesca y de compartir un entorno muy limitado en relación a los intereses culturales que me motivaban fuertemente en esa época, así que salir de la institución fue un asunto festejado.

Así pues, me lancé a la aventura de convertirme en consultor freelance, profesión en la cual felizmente, con altos y bajos, he podido mantenerme por 15 años.

En resumen, las ventajas de ser consultor freelance son, para mí:

•    Ser el jefe de ti mismo, lo que facilita mucho un trabajo autónomo pero también implica que sólo tú eres el responsable del producto de tu trabajo.

•    Poder organizar el tiempo a tu manera, es decir trabajando en el horario que tú dispones: levantarse de tu estación de trabajo el rato que quieras, a tomarte un café o mirar por la ventana, para relajarte o inspirarte, siempre es vivificante…

•    Posibilidad de experimentar entornos geográficos diferentes y conocer entornos laborales también distintos. En mi caso, el trabajo como consultor me ha permitido conocer las 4 regiones geográficas del Ecuador, es decir Costa, Sierra, Amazonía y Archipiélago de Galápagos, cada cual con sus particulares características de paisaje, clima y tradiciones culturales.

•    Trabajar en tu casa, organizando el espacio a tu manera. Es decir, con tus muebles, tus cuadros, tus adornos, etc.

Entre las desventajas señalo las siguientes:

•    No disponer de estabilidad laboral: eso de andar gestionando consultorias cada vez que terminas un contrato no es nada bonito… Hay que armarse de mucha paciencia, mandar CV a cada rato, visitar y llamar por teléfono a los amigos y relacionados con el ambiente de trabajo, buscar oportunidades en Internet,etc.

•    Estar demasiado condicionado a honorarios prácticamente impuestos por los contratantes, ya que no tienes mayor margen de negociación. Con cierta frecuencia los honorarios no corresponden a la dimensión del trabajo y exigencias de las ONG.

•    La mayoría de veces, no disponer de un seguro de salud, accidentes y peor seguro de vida. Esto, sin duda, te obliga a ahorrar y contratar al menos un seguro de salud por tu cuenta, cosa que resulta onerosa cuando no tienes trabajo.

Así que mis amigos, para finalizar, no queda más que sopesar ventajas y bemoles de este tipo de trabajo y estar conscientes que nada hay completo y perfecto en la vida, sino sólo lo más adecuado para uno, según su personalidad y las condiciones en que nos ha puesto la vida…

Próxima entrega: Equipo básico para consultoría freelance.